I. Thông tin liên hệ:
Điện thoại: 0235.3811758, fax:0235.3811759
Email: dptqnam@gov.vn; sttttt@quangnam.gov.vn
II. Vị trí và chức năng:
Văn phòng là một phòng chức năng thuộc Sở Thông tin và Truyền thông (sau đây gọi tắt là Sở). Văn phòng có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc tổ chức, chỉ đạo, điều hành công việc và duy trì chế độ làm việc tại cơ quan, nắm tình hình mọi mặt hoạt động của Sở, các hoạt động chung giữa các phòng, các đơn vị thuộc Sở; làm đầu mối quan hệ với các Sở, ban ngành trên địa bàn tỉnh và các địa phương theo chỉ đạo của Giám đốc Sở; thực hiện công tác tham mưu tổng hợp; tổ chức bộ máy, cán bộ, biên chế; hành chính quản trị, quản trị mạng; cải cách hành chính; pháp chế; văn thư lưu trữ; thi đua, khen thưởng và kỷ luật; tài chính-kế toán; phí, lệ phí; các chế độ chính sách; công tác kế hoạch, thống kê; phòng cháy, chữa cháy; an ninh, trật tự nội bộ; đối nội, đối ngoại và các nhiệm vụ khác được Giám đốc Sở giao.
Điều 2. Nhiệm vụ và quyền hạn:
1. Công tác tổ chức bộ máy, công tác cán bộ, lao động tiền lương:
a) Tham mưu và tổ chức thực hiện thủ tục thành lập, giải thể, sáp nhập các đơn vị, phòng trực thuộc Sở và các đơn vị thành viên của các đơn vị trực thuộc theo quy định; quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị thuộc Sở; quản lý tổ chức bộ máy, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức, vị trí việc làm; cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp, số lượng người làm việc; khen thưởng, kỷ luật đối với công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Sở;
b) Xây dựng và tham gia xây dựng, bổ sung, điều chỉnh quy chế tổ chức hoạt động, các quy định, quy trình liên quan đến cơ chế hoạt động của Sở, các đơn vị thuộc Sở;
c) Tham mưu công tác quy hoạch cán bộ, bố trí sử dụng và quản lý đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức; tham mưu công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ công chức của Sở;
d) Tham mưu dự thảo quy định về tiêu chuẩn chức danh đối với Trưởng, Phó phòng và Trưởng, Phó các đơn vị trực thuộc;
đ) Quản lý phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức; báo cáo, thống kê và quản lý hồ sơ gốc của công chức, người lao động thuộc cơ quan Sở;
e) Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị trực thuộc thực hiện công tác tổ chức, quản lý, sử dụng cán bộ, công chức, viên chức và người lao động theo quy định.
f) Quản lý, theo đõi và đánh giá chất lượng cán bộ, công chức của Văn phòng hàng năm. Quản lý, bảo quản tài sản được giao; lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong phạm vi của phòng theo quy định của pháp luật.
g) Tham mưu và thực hiện các công tác nghiệp vụ về tổ chức và nhân sự như: kế hoạch biên chế, quỹ lương, tiếp nhận, điều động, bổ nhiệm, nâng lương, nâng ngạch, chuyển ngạch, tuyển dụng, nghỉ hưu, nghỉ việc, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc Sở;
h) Làm thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng của Sở, của ngành thuộc phạm vi quản lý;
i) Phối hợp với Ban chỉ đạo thực hiện Quy chế dân chủ, dân vận của Sở, Công đoàn Sở thực hiện quy chế dân chủ trong hoạt động của cơ quan Sở;
k) Phối hợp với Ban Chỉ huy quân sự cơ quan quản lý công tác dự bị động viên và dân quân tự vệ;
l) Giúp Giám đốc Sở phối hợp tổ chức quản lý nhà nước các hoạt động của các tổ chức Hội, các tổ chức phi Chính phủ thuộc lĩnh vực thông tin và truyền thông trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật.
m) Tổ chức việc kê khai tài sản của CBCC hằng năm;
2. Công tác cải cách hành chính
a) Xây dựng kế hoạch, triển khai và theo dõi, đôn đốc thực hiện chương trình cải cách hành chính của Sở;
b) Kiểm tra, rà soát, tham mưu trình UBND ban hành Bộ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Thông tin và Truyền thông;
c) Tổ chức khảo sát mức độ hài lòng của tổ chức, cá nhân đối với chất lượng dịch vụ hành chính công của Sở;
2. Công tác thông tin, tổng hợp:
a) Theo dõi ghi biên bản, thông báo kết luận đối với các cuộc họp giao ban của Sở và các cuộc họp khác của lãnh đạo Sở, tổng hợp báo cáo tiến độ thực hiện các công việc trong thông báo;
b) Tổng hợp, theo dõi và đôn đốc việc thực hiện nội quy, quy chế, quy định của cơ quan. xây dựng cơ quan có đời sống văn hóa tốt;
c) Tổng hợp thông tin, xử lý thông tin, cung cấp thông tin và tham mưu Giám đốc Sở thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định của UBND tỉnh và Bộ Thông tin và Truyền thông;
d) Phối hợp trong việc tổ chức phổ biến và triển khai thực hiện các văn bản pháp luật của Nhà nước; tổ chức truyền đạt quyết định của Giám đốc Sở cho các Phòng chuyên môn, các đơn vị trực thuộc Sở và các đơn vị liên quan thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở;
đ) Giúp Giám đốc trong việc quản lý và tổ chức thực hiện công tác hợp tác quốc tế trong lĩnh vực thông tin và truyền thông do UBND tỉnh giao, theo yêu cầu của Bộ Thông tin và Truyền thông và theo quy định pháp luật;
3. Công tác thi đua, khen thưởng và kỷ luật
a) Làm thường trực Hội đồng Thi đua khen thưởng Sở, Hội đồng kỷ luật và Hội đồng xét duyệt sáng kiến của Sở;
b) Tham mưu công tác thi đua, khen thưởng, xử lý vi phạm, kỷ luật đối với công chức, viên chức, lao động thuộc phạm vi quản lý; các chế độ, chính sách theo quy định của pháp luật.
c) Thực hiện chế độ báo cáo về công tác thi đua - khen thưởng, kỷ luật theo quy định.
4. Công tác pháp chế:
a) Theo dõi công tác thi hành pháp luật trong phạm vi quản lý của Sở;
b) Nghiên cứu và đề xuất sửa đổi bổ sung hoặc cụ thể hoá các văn bản liên quan đến công tác quản lý nhà nước của ngành;
c) Phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện công tác báo cáo, rà soát, hệ thống hóa Văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến ngành, lĩnh vực quản lý Nhà nước.
d) Phối hợp các phòng thực hiện công tác kiểm tra và xử lý Văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến ngành, lĩnh vực quản lý Nhà nước.
e) Phối hợp với các đơn vị liên quan lập kế hoạch, tổ chức thực hiện tuyên truyền phổ biến, giáo dục pháp luật dài hạn, hàng năm trong phạm vi ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước.
f) Theo dõi các Văn bản quy phạm pháp luật mới hoặc hết hiệu lực, sửa đổi bổ sung.
g) Theo dõi và báo cáo tiến độ kế hoạch xây dựng Văn bản quy phạm pháp luật của các đơn vị liên quan lĩnh vực quản lý của Sở Thông tin và Truyền thông.
5. Công tác hành chính - văn thư, lưu trữ:
a) Tiếp nhận, phân loại, chuyển giao công văn đi, đến trên hệ thống office theo Quy chế hiện hành. Tổ chức lưu trữ công văn, thực hiện công tác bảo mật, giữ dấu, đóng dấu, trình ký văn bản, chuyển công văn đi theo quy định.
b) Kiểm tra thể thức và trình tự thủ tục trong việc ban hành văn bản đối với các văn bản do Sở phát hành;
c) Quản lý và hướng dẫn các phòng chuyên môn nghiệp vụ, đơn vị thuộc Sở về công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ của các phòng chuyên môn nghiệp vụ của Sở theo quy định pháp luật;
đ) Phối hợp các phòng chuyên môn, đơn vị xây dựng lịch công tác tuần, tháng của cơ quan; tổ chức và phục vụ các cuộc họp, làm việc, tiếp khách của lãnh đạo Sở;
6. Công tác quản trị, đối nội, đối ngoại:
a) Hàng năm xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc, văn phòng phẩm, báo chí, đảm bảo cho hoạt động của cơ quan; tổ chức thực hiện sử dụng, sửa chữa và bảo dưỡng các thiết bị, phương tiện phục vụ công tác của Sở theo quy định;
b) Phục vụ các cuộc hội nghị, hội thảo, họp, tiếp khách và nước uống cho cơ quan; thực hiện công tác vệ sinh cơ quan; thực hiện công tác sửa chữa điện, nước, điện thoại và các thiết bị văn phòng khác;
c) Tổ chức kiểm kê, đánh giá tài sản về mặt số lượng và tình hình quản lý tài sản, sử dụng nhà, đất hàng năm của cơ quan theo quy định pháp luật. Thực hiện các báo cáo về tài sản công theo quy định hiện hành;
d) Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ, bảo đảm trật tự an toàn, công tác phòng chống cháy nổ, lụt, bão tại cơ quan.
đ) Làm thủ tục xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo và các sự kiện khác theo quy định pháp luật;
e) Phối hợp với các phòng chuyên môn nghiệp vụ thuộc Sở tổ chức thực hiện công tác cải cách hành chính. Phối hợp với Phòng Công nghệ thông tin và Bưu chính - Viễn thông thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính nhà nước tại cơ quan Sở;
f) Theo dõi công tác quân sự, an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ, phòng chống thiên tai và tìm kiếm cứu nạn. Thường trực Ban Chỉ huy Phòng cháy chữa cháy của Sở; (công tác PCCC& cứu nạn cứu hộ)
g) Theo dõi, triển khai thực hiện Quy chế làm việc, Quy chế dân chủ; công tác dân vận; cơ quan văn hóa; bảo vệ bí mật nhà nước của cơ quan Sở; công tác an ninh quốc phòng; thực hành tiết kiệm chống lãng phí,...
k) Hướng dẫn khách đến liên hệ thực hiện theo nội quy cơ quan; giám sát, kiểm tra, đôn đốc công chức thực hiện nội quy, quy chế, quy định của cơ quan; thực hiện các công tác đối nội, đối ngoại; thực hiện công tác quốc phòng của cơ quan;
i) Tổ chức và phục vụ hội nghị, hội thảo và sinh hoạt lễ hội, lễ tân của cơ quan, của ngành;
k) Tổ chức, thực hiện môi trường vệ sinh cơ quan, quản lý, bảo vệ cơ sở vật chất và tài sản của cơ quan Sở;
l) Quản lý, điều động sử dụng xe ôtô đúng theo quy định
m) Đảm nhận công việc thủ quỹ của cơ quan, chịu trách nhiệm của người thủ quỹ theo quy định của luật pháp;
n) Triển khai thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại Sở;
ô) Làm đầu mối thực hiện các nghĩa vụ của Sở tại địa phương.
6. Công tác Kế hoạch – Tài chính:
a) Phối hợp với các phòng trong việc xây dựng kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của ngành; thực hiện báo cáo tổng hợp về kinh tế - xã hội định kỳ và đột xuất của ngành theo yêu cầu cấp thẩm quyền.
b) Phối hợp với các phòng trong việc triển khai và tổng hợp kế hoạch đăng ký các chương trình, đề án, dự án của Sở hàng năm để trình UBND tỉnh và Bộ TT&TT phê duyệt. Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, quản lý và tổng hợp báo cáo kết quả thực hiện đối với các chương trình, đề án, dự án đã được phê duyệt.
c) Phối hợp với các phòng chức năng thực hiện việc điều tra, thống kê, thu thập dữ liệu xây dựng hệ thống thông tin chuyên ngành phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên môn nghiệp vụ trong lĩnh vực thông tin và truyền thông;
d) Tham gia tập huấn, nâng cao nghiệp vụ trong công tác quy hoạch, quản lý quy hoạch, quản lý đầu tư, công tác kế toán, tài chính...
đ) Chủ trì hướng dẫn xây dựng, tổng hợp dự toán ngân sách nhà nước hàng năm, dự toán ngân sách phát sinh ngoài dự toán tỉnh giao trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt và thực hiện chế độ báo cáo tài chính theo quy định.
e) Tham mưu việc phân bổ kinh phí tỉnh giao hàng năm và kinh phí tỉnh giao do phát sinh cho Văn phòng, đơn vị sự nghiệp; triển khai, hướng dẫn, kiểm tra, quản lý các đơn vị thực hiện đúng nguyên tắc tài chính, kế toán theo quy định, đảm bảo sử dụng đúng, tiết kiệm, có hiệu quả các nguồn vốn, quỹ thuộc thẩm quyền quản lý của Sở.
f) Thực hiện công tác thống kê, kế toán, tài chính, quản lý các nguồn kinh phí hoạt động của Văn phòng theo chế độ tài chính, kế toán hiện hành.
g) Xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ; quy chế quản lý tài sản công và tổ chức thực hiện.
h) Thực hiện thu chi ngân sách nhà nước theo quy định pháp luật.
k) Lập quyết toán, báo cáo tài chính, công khai ngân sách nhà nước của Văn phòng theo quy định pháp luật.
l) Lập quyết toán, báo cáo tài chính các dự án hoàn thành, thực hiện báo cáo quyết toán các nguồn kinh phí thuộc lĩnh vực ngành quản lý theo quy định của pháp luật.
m) Thực hiện chế độ tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các chế độ khác theo quy định hiện hành; đảm bảo nguồn kinh phí phục vụ các hoạt động của cơ quan theo kế hoạch đã được Giám đốc phê duyệt.
n) Kiểm tra, giám sát việc chi tiêu tài chính và sổ sách, chứng từ kế toán, hồ sơ quyết toán theo quy định.
o) Thực hiện công khai việc phân bổ dự toán, quyết toán, nguồn kinh phí thuộc được giao hàng năm theo quy định pháp luật và công khai tình hình thực hiện đến CB,CC cơ quan định kỳ mỗi năm 1 lần (trừ trường hợp đột xuất theo yêu cầu).
ô) Phối hợp với các phòng chuyên môn tổ chức thực hiện quản lý nhà nước về dịch vụ công ích thuộc ngành thông tin và truyền thông.
ơ) Phối hợp các phòng, đơn vị trực thuộc thực hiện đầy đủ hồ sơ sổ sách quản lý tài sản công và có kế hoạch thực hiện công tác kiểm kê tài sản định kỳ theo quy định.
p) Quản lý cán bộ, công chức, tài sản, hồ sơ và tài liệu của phòng theo quy định của pháp luật và phân cấp của Giám đốc Sở.
q) Thực hiện các công tác khác theo sự phân công của Giám đốc Sở.
